Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 r.

Krajowy System e-Faktur – jest ostateczne potwierdzenie, odliczanie trwa!

12.04.2025 Ministerstwo Finansów opublikowało plan wdrożenia KSeF, tym samym potwierdzając wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:

od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Złagodzenia

Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.
do końca 2026 r.:

• będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
• nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
• nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).

Uwaga
Fakt, że przedsiębiorca objęty został obowiązkiem wysyłania do KSeF wystawionych przez siebie dokumentów dopiero od 1 kwietnia 2026, nie zwalnia go z obowiązku ODBIERANIA dokumentów z KSeF już od 1 lutego 2026, jeżeli inny przedsiębiorca objęty obowiązkiem KSeF zarejestruje dla niego fakturę. Można będzie to robić samodzielnie (aplikacją od Ministerstwa Finansów), ale zdecydowanie łatwiej będzie korzystać z automatycznej obsługi zapewnianej przez Businesslink.

W systemach Wapro ERP za komunikację z KSeF odpowiada właśnie usługa Businesslink, która oprócz realizacji obowiązku ustawowego, przede wszystkim umożliwia wymianę dokumentów między kontrahentami, wspomaga pracę biur rachunkowych, a docelowo będzie rozszerzana o kolejne funkcje wspomagające obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.

Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy mogą występować o certyfikaty wystawcy faktury. Pozwolą one na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF. Certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo i kompletność systemu, a jednocześnie zagwarantują ciągłość procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych.

Przydane Linki

Licencja Businesslink – platforma wymiany dokumentów z KSeF dla Wapro ERP – Cennik
Portal KSeF Ministerstwa Finansów
Pytania i odpowiedzi – Obsługa KSeF w Wapro ERP
Instrukcja aktywacji Businesslink dla Wapro Kaper/Fakir
Instrukcja aktywacji Businessslink dla Wapro Mag

KSeF w systemach WAPRO ERP

Funkcjonalność usługi Businesslink w każdym z programów Wapro ERP została dostosowana do pełnionej przez dany program roli. 

W programach finansowo – księgowych jest to pobieranie e-faktur (sprzedaży i zakupu),  w programach fakturowanie oraz sprzedaż i magazyn jest to wysyłanie e-faktur sprzedaży oraz pobieranie e-faktur zakupu.

Businesslink jako aplikacja działa w „chmurze” w związku z tym wszystkie operacje wykonuje w tle, jest praktycznie niewidoczna dla użytkownika obsługującego program. Interakcja z usługą odbywa się przez interfejsy tych programów.

Integracja z platformą KSeF za pośrednictwem Businesslink polega na:

• każdorazowo, automatycznym logowaniu w tle programu za pośrednictwem udostępnionego API na platformie KSeF
• okresowym sprawdzaniu czy na platformie KSeF pojawiły się nowe e-faktury a jeżeli tak, odebraniu ich
• nadzoruje i kontroluje proces odbierania e-faktur z KSeF
• dba o wysłanie i odebranie kompletu e-faktur z KSeF
• kontroluje aktualny status platformy KSeF i informuje o ewentualnych przerwach w działaniu (np. o przerwach serwisowych)
• ze względu na to, że API platformy KSeF ma ustawione limity ilości wysyłanych zapytań w jednostce czasu, a ich przekroczenie może skutkować czasowym zablokowaniem komputera, Businesslink automatycznie reguluje tę ilość tak, aby uniknąć zablokowania.

Licencja Businesslink - cennik

Usługa Businesslink jest płatna, w związku z czym do jej uruchomienia wymagane jest wykupienie odpowiedniej licencji (nie dotyczy wersji próbnej). Wszystkie rodzaje dostępnych licencji są ograniczone czasowo i wydawane na okres 360 dni poza wersją próbną, która wydawana jest na 30 dni. Natomiast cena licencji zależy od maksymalnej, łącznej liczby dokumentów, które mogą zostać przesłane w ramach wykupionego pakietu. Licencja wygasa po przekroczeniu 360 dni użytkowania lub po przekroczeniu limitu liczby przesyłanych dokumentów (wysłanych i odebranych). Jeżeli licencja wygaśnie z któregokolwiek powodu, może zostać przedłużona.

Jak należy rozumieć określenie „łączna ilość dokumentów”? Standardowo licencję wykupują podmioty gospodarcze i jest ona przeznaczona do użytkowania usługi Businesslink we wszystkich programach systemu WAPRO ERP. Jeżeli firma posiada dwa programy WAPRO – przykładowo Wapro Mag Sprzedaż i magazyn oraz Wapro Kaper Księga podatkowa lub Wapro Fakir Finanse i księgowość – do ich obsługi wystarczy jedna licencja Businesslink, ale do łącznego limitu liczby dokumentów wliczane będą wysłane i odebrane dokumenty we wszystkich programach. Jako dokumenty należy rozumieć wszystkie wysłane i odebrane pliki e-faktur, załączników do eFaktur, dokumentów magazynowych, zamówień, umów i tak dalej.

Uwaga Jeżeli dwa lub więcej programów systemu Wapro ERP zainstalowane są na wielu SQL serwerach, dla każdego będzie wymagana oddzielna licencja Businesslink typu „Oddział”.

Jeżeli bazy danych wszystkich programów znajdują się na jednym SQL serwerze, wystarczy jedna licencja na usługę Businesslink.

W przypadku licencji dla biur rachunkowych do limitu wliczane są wszystkie wysłane i odebrane e-dokumenty własne biura rachunkowego, a także dokumenty obsługiwanych klientów tegoż biura. Jeżeli biuro posiada zarówno program Wapro Fakir Finanse i księgowość wariant BIURO, jak i Wapro Kaper Księga podatkowa w tym samym wariancie, bazy danych programów zainstalowane są na tym samym SQL serwerze, wystarczy jedna licencja Businesslink dla biur rachunkowych, a do limitu dokumentów będą wliczane e-dokumenty wysłane i odebrane za pośrednictwem Businesslink z firm w obu programach.

Licencja Businesslink dla Wapro Fakir i Wapro Kaper występuje w dwóch wariantach:

• BIZNES – dedykowany do obsługi pojedynczej firmy (podatnika). Właściciel licencji jest podmiotem, który może pobierać z KSeF tylko e-faktury własnej firmy. Licencja uprawnia do integracji z KSeF dowolnego programu systemu WAPRO ERP, w firmach o numerze NIP zgodnym z numerem NIP licencji Businesslink;
• BIURO – dedykowany do obsługi przez biura rachunkowe własnej działalności oraz firm klientów biura. Właściciel licencji Businesslink w wariancie Biuro może, pobierać z KSeF własne dokumenty oraz po upoważnieniu jako tak zwany „podmiot trzeci”, dokumenty swoich klientów. Licencja uprawnia do integracji z KSeF jeden lub oba programy finansowo-księgowe w wariancie BIURO.

Podpowiedź
Powyższe należy rozumieć w ten sposób, że licencja, w zależności od wariantu umożliwia logowanie się na platformie KSeF w różny sposób:

• BIZNES – jako podatnik VAT i pobieranie własnych dokumentów;
• BIURO – jako podmiot trzeci i pobieranie poza własnymi dokumentami, również dokumentów swoich klientów.

Przy czym należy pamiętać, że do zalogowania się na platformie KSeF wymagany będzie uwierzytelniający certyfikat o odpowiednich uprawnieniach.

Standardowo usługa Businesslink w wariancie:

• BIZNES będzie uruchamiana w wariantach programów finansowo – księgowych innych niż BIURO. Wtedy gdy w programie obsługiwana w programie jest wyłącznie firma właściciela licencji.
• BIURO będzie uruchamiana w wariantach BIURO programów finansowo – księgowych.

Jednak zdarzają się sytuacje, że w programach w wariantach BIZNES i PRESTIŻ zarejestrowanych jest więcej firm z numerami NIP różnymi od numeru NIP właściciela, lub po aktywacji usługi w wariancie BIZNES lub PRESTIŻ, wariant programu zostanie podniesiony do wariantu BIURO. W obu powyższych przypadkach po dodaniu pierwszej firmy o numerze NIP różnym od numeru właściciela licencji w programie z aktywną licencją BIZNES usługi, wariant usługi Businesslink zostanie podniesiony do wariantu BIURO.

Program poinformuje o konieczności zmiany wariantu usługi Businesslink z wariantu BIZNES na wariant BIURO. Po zmianie wariantu konieczne będzie uruchomienie usługi Businesslink BIURO dla każdej z tych firm. Technicznie rzecz biorąc, usługa musi być uruchomiona oddzielnie dla każdej z tych firm.

Uwaga Jeżeli wariant usługi nie zostanie zmieniony, usługa zostanie zablokowana po 7 dniach.